Dicas de como conduzir uma reunião de sucesso

Prática comum em qualquer ambiente de trabalho, as reuniões são muito corriqueiras no dia a dia do brasileiro. É uma forma de gestores e colaboradores alinharem pontos importantes, se posicionarem e tomarem decisões em conjunto ou não. Para que uma reunião de trabalho seja um sucesso, e não seja mais uma que poderia ser um e-mail, traremos neste post de hoje algumas dicas de como conduzir uma reunião de forma agradável e objetiva.

Para que uma reunião seja bem-sucedida, um bom trabalho deve ser construído antes mesmo dela acontecer.

A criação de uma pauta com os tópicos mais importantes é fundamental para que haja foco e evite que os profissionais percam tempo e falhem na execução de suas prioridades.

É muito importante que a pauta seja compartilhada com todos os participantes antes, assim todos terão chances de pensar um pouco sobre os assuntos em questão, para poder contribuir.

Existem estudos que mostram o desperdício não só de tempo, mas de dinheiro com reuniões improdutivas. Os gastos com reuniões desnecessárias chegam a 500 mil reais a cada 100 funcionários de uma empresa. Uma reunião produtiva costuma ser rápida, tem um objetivo a ser alcançado e gera algum tipo de ação futura.

Confira as dicas que escolhemos para te ajudar na condução das próximas reuniões com sua equipe:

  1. Antes de agendar uma reunião, analise se essa é mesmo a melhor opção.

Esteja muito atento ao objetivo da reunião.

Se ela terá a função de ouvir opiniões, compartilhar ideias para que uma decisão seja tomada, é mais do que pertinente convocar os colaboradores. Mas se ela tiver o objetivo de traçar uma estratégia ou colocar um projeto no papel, talvez reunir o grupo não seja tão prático e assertivo.

  1. Paute os tópicos mais importantes e com muita clareza.

Reuniões que não têm pauta mostram falta de objetividade e prioridade logo de cara.

O que irá ser discutido, perguntado e ouvido? Qual o ponto principal a ser decidido ao final desse encontro? Ter esses pontos anotados e transmitidos para a equipe antes mesmo da reunião começar, fará muita diferença no resultado futuro dessa ação.

  1. Solicite preparação prévia dos colaboradores.

Envie com antecedência a pauta e também outros materiais importantes sobre o que será discutido na reunião. Não deixe que o tema central desse encontro seja surpresa para os demais. Quando você dá chances para que o colaborador se prepare, você reduz consideravelmente o tempo destinado ao encontro, já que alguns participantes poderão chegar com respostas e opiniões formatadas.

  1. Seja organizado ao conduzir a reunião.

Além de tornar claro o objetivo da reunião e informar o papel de cada colaborador nesse processo, é importante que você tenha uma planilha sobre as decisões tomadas.

Isso deixará claro, logo ao final da reunião, se ela foi bem-sucedida ou não.

Se o encontro serviu para decisões, ela atingiu o objetivo. Se a planilha permanecer vazia e ainda surgirem tópicos novos a serem discutidos, a reunião não teve nenhuma finalidade prática. É melhor rever o processo de trabalho.

  1. Fique atento à lista de convidados.

Quanto maior o número de pessoas em uma reunião, maior o risco de não ser bem-sucedida. Muitas opiniões, conversas paralelas e até discussões fora da pauta são coisas que atrapalham consideravelmente o foco. Pratique a regra do sete: ultrapassando esse número (7), cada pessoa a mais reduz em 10% a probabilidade de que se tome uma decisão boa, rápida e executável. 

A ideia central de uma reunião deve concentrar benefícios para a empresa e a colaboração de todos os envolvidos é importante. Saber ouvir e respeitar a opinião do outro, estar atento e demonstrar interesse, contribuir com perguntas e respostas e se comprometer com as ações e decisões tomadas, são atitudes que todo profissional de sucesso precisa ter para que uma reunião seja conduzida com sucesso.