O mundo corporativo exige uma empresa cada vez mais moderna e com os custos reduzidos. A partir das necessidades de modernização, surgiu um modelo de negócio, que chamamos de escritório virtual. A internet tem um papel fundamental em todo esse processo de transformação, ligando empresas a profissionais de forma rápida e eficiente. É nessa transformação social e tecnológica que surge a necessidade do escritório virtual, uma solução que permite o surgimento de novas empresa. Eles funcionam como um verdadeiro ponto inicial para negócios que não possuem ainda uma estrutura robusta como os escritórios tradicionais.

O escritório virtual é considerado um serviço responsável por ofertar um endereço em que você pode cadastrar o seu CNPJ, sendo possível compartilhar o espaço de trabalho com outras empresas. A maior vantagem? Não precisar arcar com todas as despesas convencionais, como aluguel de espaço físico, água, energia elétrica, telefone, internet, entre outros. Pois, na prática, você contrata apenas aqueles serviços que necessita utilizar.

Gostou da ideia? Caso você esteja pensando em contar com um escritório virtual para tornar o trabalho desenvolvido pela sua empresa ainda mais profissional e bem visto aos olhos dos potenciais clientes, separamos nove dicas para que você possa fazer uma ótima escolha de um moderno escritório. Vamos a elas!

Não erre na escolha!

  • Analise o imóvel:

O imóvel onde está localizado o escritório virtual em Salvador é próprio? Há riscos em acomodar a sua empresa em escritórios virtuais que utilizam espaços alugados. Dê preferência a escritórios virtuais próprios dos sócios. Afinal, você não vai querer correr o risco de precisar mudar toda a sua rotina e planos por conta de uma mudança repentina de endereço, não é mesmo?! Por isso, uma boa opção é ter uma conversa franca com os proprietários e garantir a tranquilidade de que não precisará lidar com esse tipo de importuno.

  • Legalidade:

O serviço de escritório virtual está devidamente inscrito na prefeitura do seu município? Peça alvará atualizado e certidão negativa de débitos municipais. É sempre bom ter comprovações concretas de que está lidando com uma instituição séria, principalmente se você está começando no mundo dos negócios e não quer ter problemas futuros com a imagem da sua empresa.

  • Garantia de mobilidade e economia de mercado:

O imóvel está localizado em espaço comercial apropriado e privilegiado? O endereço e espaço irá conferir credibilidade ao seu negócio? Escritórios Virtuais próximos a bancos, shopping centers e outras facilidades devem ser preferidos. Não esqueça da estrutura de transporte próxima e disponibilidade de estacionamento.

  • Espaço físico:

Há espaços que possam ser locados para a realização de eventuais e reuniões com clientes de locação sob demanda caso queira trabalhar fora de casa em algum momento? Avalie com cautela. Além disso, verifique a qualidade das salas e móveis, você precisa passar uma imagem positiva para os potenciais clientes com quem terá reuniões. Por isso, avalie cada detalhe da estrutura, móveis, iluminação, internet e todos os aparatos tecnológicos que um profissional precisa durante uma reunião.

  • Localização:

Se você está localizado na capital baiana, que possui uma área metropolitana com pelo menos uma cidade satélite importante, dê preferência a um escritório virtual que possua unidades na capital e nessa cidade. Isto lhe dará flexibilidade para atender aos seus clientes na capital ou em uma região metropolitana próxima, como é o caso de Salvador e Lauro de Freitas. Além disso, contará muito para a imagem da sua empresa possuir dois endereços comerciais em seu cartão de visitas.

  • Privacidade:

Dê preferência a Escritórios que disponibilizem em seu site uma área exclusiva para clientes, onde você pode gerir as suas despesas de consumo e até mesmo fazer agendamentos de salas direto da plataforma. Além disso, verifique se o site disponibiliza conteúdo útil ao seu negócio, tais como blog e backlinks para sites uteis.

  • Vantagens:

Procure saber se o escritório virtual possui políticas de descontos para associados de entidades de classe (OAB, CREA, etc) ou qualquer outra espécie de cartão fidelidade ou promoções. Isso pode trazer mais economia para você.

  • Avalie os planos mensais:

Procure conhecer detalhadamente os planos oferecidos pelo escritório virtual, valores e condições de pagamento. Escolha o plano que melhor atenda às suas necessidades. Antes de fechar o contrato, peça uma cópia e leia tudo atentamente. Certificando-se de que tudo o que foi acordado em conversas, está presente no contrato.

  • Qualidade de atendimento:

Apesar de entrar em último nesta lista, isso não significa que o item “qualidade de atendimento” deve ser analisado em último nível durante a sua pesquisa por um escritório virtual. Na verdade, ele é um dos principais. Observar o formato do atendimento que o escritório oferece diz muito sobre como os seus clientes serão recebidos ao chegarem lá para aguardar uma reunião, por exemplo. Por isso, procure conhecer todo o funcionamento, desde como o cliente é atendido no telefone até o direcionamento e organização das informações de horário das reuniões. Certamente, uma análise detalhada do atendimento lhe poupará problemas futuros de comunicação com os seus clientes.

Então, gostou das dicas? Elas te ajudaram a analisar melhor as opções de escritórios virtuais que você estava pesquisando? As dicas podem ser ainda mais válidas se você utilizá-las como parâmetro para sua análise. Quer um exemplo? Para cada item dê uma nota de 0 – 10. Escolha os dois que obtiveram a maior nota. Entre estes dois, escolha o de menor custo para o “plano” que melhor se adequa à sua necessidade.

Boa sorte!