ESCRITÓRIOS VIRTUAIS OFERECEM FACILIDADES E REDUÇÃO DE CUSTOS

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Fonte: A Tarde.

Esse “milagre” é possível graças a um serviço em expansão nas grandes cidades de todo o mundo, o escritório compartilhado, conhecido como escritório virtual. Em Salvador existem cerca de 35 empresas que oferecem o serviço.

A estrutura é simples: algumas salas de reunião com capacidade para 3 ou até 10 pessoas, por vezes um auditório e uma recepção. Esta estrutura é compartilhada e atende a dezenas de empresas ao mesmo tempo, e o cliente só paga pelo pacote – os preços variam de acordo com os serviços incluídos – e o mínimo pode chegar a R$ 80. Dependendo da opção do cliente, ele pode desembolsar até mais de R$ 700, com direito a serviços extras como aluguel permanente de salas e estacionamento, ligações locais e serviço de office boy.

Os pacotes básicos geralmente oferecem domicílio fiscal (endereço para que a empresa seja legalizada), atendimento telefônico e entrega de correspondência. Tudo operacionalizado por meio de um sistema considerado por muitos pequenos empresários e autônomos a razão de sua sobrevivência. É o caso de Adilson José Vieira, que presta serviço na área de segurança de sistemas e contratou o serviço de um escritório virtual.

Como a minha empresa sou eu sozinho, eu só queria um lugar para receber correspondências e pagar contas, pouca coisa”, explica. Seu gasto fixo  que, segundo o próprio cálculo passaria de R$ 800  foi reduzido a R$ 100, valor pago por um pacote. É muito barato. Recomendo e defendo, empolga-se. Especialmente no caso de profissionais liberais, autônomos em início de carreira e micro-empresários, o escritório compartilhado é apontado por consultores e clientes como a melhor solução.

A versatilidade dos escritórios virtuais é tamanha que até mesmo grandes empresas consolidadas em seus ramos e com sedes em diversos locais recorrem aos serviços quando precisam realizar alguma atividade itinerante, como explica a diretora executiva e proprietária de um dos escritórios virtuais pioneiros em Salvador, o EV, Rosana Marques. Segundo a empresária, que abriu o negócio há 12 anos, empresas como Natura e Braskem foram clientes “passantes”, como classifica as que contratam serviços por curto período.

“Às vezes uma empresa precisa realizar um processo seletivo, uma reunião, que não pode ser em sua sede, às vezes distante do centro da cidade, e recorre ao nosso serviço”, revela Rosana, que mantém seu escritório na Avenida Tancredo Neves, centro financeiro de Salvador. Também são clientes dessa natureza empresas de fora do Estado que apenas alugam instalações para reuniões ou seleções por curto período.

Segundo a gerente do Escritório Virtual All Serv, também localizado na Avenida Tancredo Neves, Janine Guedes, empresas que têm base operacional em locais desfavorável costumam recorrer ao escritório. “Não é bom, por exemplo, para uma empresa, fazer uma reunião em São Caetano ou no pólo Petroquímico, afirma.

Localização e estrutura – Para quem deseja investir em um escritório virtual, a localização é um dos pontos mais importantes. Em Salvador, os locais preferidos são Centro, Comércio, Avenida ACM e a região da Avenida Tancredo Neves. A estrutura montada revela o porte e quantidades das empresas que podem fazer parte da clientela.

O EV, que tem uma carteira com mais de 500 clientes, com predominância de empresas de comunicação e marketing, engenheiros civis, representantes comerciais, empresas prestadoras de serviço, possui seis salas de reunião com capacidade de 2 a 10 pessoas, e um auditório para até 20 pessoas. A equipe é composta por seis atendentes.

Já no All Serv tem de 100 a 120 clientes, entre os quais 80% são advogados autônomos. Aa estrutura conta com duas salas de atendimento padrão (do tipo consultório médico) e uma de reunião, além da recepção. Devido ao perfil dos “locatários”, que geralmente atendem pessoalmente seus clientes, a discrição é ponto chave para a empresa. Segundo a gerente, alguns até fazem questão de agir como se estivessem em um escritório tradicional.

Para o professor universitário e consultor do Sebrae, Abdon Rosado, só há vantagens. “Não há desvantagem, é pura redução de custos”, garante. Ele lembra ainda que a opção pelo escritório compartilhado pode salvar a carreira de profissionais e a vida de muitas empresas de pequeno porte. A única ressalva que faz é sobre a atividade dos clientes: esse tipo de escritório só pode abrigar empresas de serviços, já que não comportam estoque, não se presta ao comércio varejista. Por causa do tipo de atividade  uma empresa de soluções em comunicação e tradução – a diretora executiva e proprietária Jaqueline Moreno contratou o serviço do EV há mais de oito anos e garante que não pretende desfazer o que chama de parceria.

“A economia de compartilhar um espaço quando você não precisa de uma sede fixa é enorme”, garante. Para assegurar o bom atendimento aos clientes, montou um escritório em casa, como suporte, e se diz plenamente satisfeita, mesmo sem uma sede fixa, e acredita que o espaço compartilhado até melhora a qualidade do serviço que presta. “Com o escritório virtual eu tenho mais mobilidade, o que no meu ramo é essencial”, explica.

Os benefícios são tantos que Jaqueline se tornou entusiasta do serviço. Hoje o escritório virtual se tornou um centro de cooperação organizacional, todo mundo sai ganhando”, opina. Segundo ela, os próprios clientes nem sabem que optou por compartilhar o espaço com outras empresas, e não vê nenhum inconveniente no serviço. Os clientes falam mais comigo pelo celular, raramente ligam para o escritório, revela.

Para Rosana Marques, que comemora o pioneirismo e a consolidação no mercado, quem pretende se aventurar no ramo dos escritórios virtuais deve atentar para alguns detalhes. Em primeiro lugar, destaca a boa localização. Além disso, o uso de um bom software também é um diferencial. Em sua empresa, um programa de computador permite que os clientes tenham atendimento personalizado – quando alguém liga, é recebido como se tratasse do escritório particular de quem deu o contato  e agiliza todo o serviço de transmissão de recados.

Rosana revela ainda que os escritório virtuais também funcionam como incubadoras de empresas. Temos muitos clientes que saíram porque cresceram, afirma. Para a diretora executiva Jaqueline Moreno, mesmo depois de se firmar no mercado, o serviço de um escritório virtual continua sendo indispensável. Até penso em montar uma estrutura fixa, para outro tipo de negócio, mas nunca vou deixar de ter um escritório virtual, é um ótimo negócio, elogia.