A contratação do escritório virtual é uma tendência atual cada vez mais forte, que vem ganhando a aderência de empreendedores e pequenas empresas. Vamos entender o porquê?

Se você estiver abrindo uma empresa, já deve ter precisado de um local para fazer atendimentos ou receber seus primeiros clientes. Caso esse seja o seu caso, saiba que o escritório virtual pode ser uma alternativa para você, principalmente nesse momento inicial.

No entanto, muitos se perguntam se o escritório virtual tem as mesmas funções do coworking, e a resposta é não. Isso porque o coworking é um espaço físico, no qual a empresa utiliza no dia a dia.

Enquanto isso, a principal função do escritório é disponibilizar um endereço para a chegada de correspondências e promover o atendimento comercial telefônico.

Ou seja, você pode sim contratar o espaço físico para trabalhar, mas esse é apenas um adicional aos préstimos oferecidos pelo escritório virtual. Ademais, o local ainda pode disponibilizar os benefícios de atendimento telefônico, mesmo em outros idiomas, o que traz vantagens para empresas que têm clientes de fora do país.

É muito comum encontrar empresas que estão iniciando em seus nichos, estabelecendo seu negócio num escritório virtual. Isso porque esse tipo de lugar otimiza as atividades diárias dos microempresários, que utilizam os serviços oferecidos para tornar a sua empresa mais profissional.

Já que essa é uma realidade crescente, vamos entender o que significa contratá-lo para melhorar a produtividade e dinâmica da sua empresa.

Escritório virtual: o que é?

Para que não hajam dúvidas, o escritório virtual é um serviço oferecido para qualquer empreendedor que queira tornar o seu negócio ainda mais profissional. Elas permitem que as empresas que buscam por suas comodidades tenham um endereço fixo e telefone comercial, mesmo que o empreendedor não esteja na localidade.

Ao contratar os serviços de um escritório virtual, você terá no pacote um escritório completo, com salas de reunião, recepção, atendimento, além de toda uma estrutura que remete a um escritório.

No entanto, para alguns donos de empresa, o que falta para regularizar o seu negócio é apenas um endereço fiscal, no qual ele consiga emitir notas e um alvará de funcionamento. Isso já basta para a empresa ser bem vista. Algumas nem precisam de uma secretária eletrônica, um telefone ou outro tipo de serviço oferecido por um escritório virtual.

Um motivo para o surgimento do escritório é a dinamização e flexibilização do mercado de trabalho. Ou seja, o atual cenário econômico não tem sido tão favorável às empresas que investem num imóvel empresarial, uma vez que elas precisam se preocupar com questões de energia, aluguel e consumo de água. Tudo isso tornou-se arriscado e caro.

Por que contratar um escritório virtual?

●    Endereço corporativo e fiscal

Esse é um dos principais motivos pelos quais os empresários contratam um escritório virtual. Ter um endereço fixo e passá-lo para os seus clientes aumenta a credibilidade e confiabilidade da empresa.

Sendo assim, ela passa a ser vista como uma empresa séria. Além disso, o aluguel do espaço torna-se uma prática mais econômica para a empresa.

Ademais, geralmente as empresas que oferecem esse serviço estão localizadas em bairros mais comerciais e centrais, o que aumenta a sensação de que a empresa tem um valor agregado.

·        Atendimento

Imagine ter um atendimento personalizado para a sua empresa? Profissionais que não só atendem aos seus clientes, mas que também organizam a agenda de reuniões, permitindo assim que haja organização e o direcionamento correto? Sim, com um escritório virtual você pode! Para quem está começando no mundo dos negócios, mesmo ainda sendo pequeno diante do mercado, mostrar profissionalismo desde o atendimento faz total diferença na construção de autoridade com seus potenciais clientes.

●    Telefone empresarial

Toda empresa necessita de um contato para que o cliente possa encontrá-lo. Por isso, o escritório oferece um telefone empresarial, para você receber e fazer chamadas comerciais.

E se você tem clientes estrangeiros, sabia que é possível contratar uma secretária eletrônica para atendê-lo? Alguns espaços oferecem atendimento personalizado bilingue ou trilíngue, com recepcionistas treinadas para oferecer o melhor serviço.

●    Infraestrutura completa

Imagine não precisar alugar um espaço mensalmente para fazer suas reuniões e ter todo o conforto num espaço temporário? Além dos benefícios citados como a existência de um endereço fixo e telefone comercial, o escritório ainda oferece uma infraestrutura para empresas que precisarem de um espaço físico para a realização de reuniões.

Geralmente os espaços contam com projetores, WI-FI, ar condicionado, recepção e o mobiliário comum nas empresas. Certamente você terá de pagar um adicional por essas comodidades, caso elas não estejam incluídas no seu pacote contratado.

●    Custo benefício

Como citamos ao longo deste artigo, um benefício enorme do escritório virtual é não precisar gastar com aluguel de um espaço fixo, além dos outros custos associados e burocracias que envolvem documentações. Você ficará tranquilo para resolver outras questões do seu negócio e terá mais tempo para investir no seu sucesso.

●    Trabalho flexibilizado

Não há nada melhor do que trabalhar num escritório, gastando menos. Você poderá utilizá-lo nos momentos em que necessita realizar uma reunião, investir em salas com uma melhor estrutura ou manter a privacidade do seu negócio.

●    Desconto em salas especiais

Ao contratar um escritório, você poderá ter descontos no aluguel de salas de treinamento e reunião. Confira se a empresa que você se interessou oferece esse tipo de vantagem.

Agora que você já conhece os benefícios, vamos escolher a melhor opção de empresa?

Como escolher o melhor escritório virtual?

Se os itens que mencionamos neste artigo te convenceu a contratar um escritório virtual, é hora de você pensar nessa realidade. Primeiramente, entenda as necessidades da sua empresa e liste o que você realmente precisa para o seu negócio.

Em seguida, faça uma pesquisa e liste as melhores opções na sua cidade, avaliando as estruturas, o que é oferecido e até mesmo a opinião das empresas que estão no local. Faça uma visita, conheça as instalações e a localização.

Ao escolher a empresa, leia o contrato e tire todas as suas dúvidas antes de assiná-lo. Isso evitará problemas futuros e multas por rescisão de contrato.

Para contratar um escritório virtual, basta ter em mãos a documentação da empresa, comprovação da situação financeira e da sua atuação. Mesmo empresas que têm anos no mercado costumam estar nesses espaços, por conta dos benefícios.

Uma vez que o objetivo é reduzir custos, mantendo o profissionalismo, o escritório virtualainda segue como uma solução perfeita para otimizar negócios, mantendo a qualidade do serviço.