Realizar boas reuniões e efetivamente produtivas é um dos grandes desafios de gestores de empresas. Pode parecer estranho, mas muitas vezes as empresas acabam por investir tempo e dinheiro em reuniões de negócios que acabam não trazendo os resultados esperados.
Gera frustração, falta de engajamento e reação de defesa por parte da equipe sempre que uma nova reunião é convocada.
Para que uma reunião de trabalho seja um sucesso, e não seja mais uma que poderia ser um e-mail, o EV separou algumas dicas para que o seu próximo encontro com a equipe seja agradável e objetivo.
Dica 1
Para que uma reunião seja bem sucedida, um bom trabalho deve ser construído antes mesmo dela acontecer.
A criação de uma pauta com os tópicos mais importantes é fundamental para que haja foco e evite que os profissionais percam tempo e falhem na execução de suas prioridades.
Uma boa prática é compartilhar a pauta com todos os participantes ANTES do encontro, para que todos tenham chances de pensar um pouco sobre os assuntos em questão, para poder contribuir.
Dica 2
Verifique os recursos
Verifique com antecedência os recursos necessários incluindo os de mídia e som, anexos e documentos a serem utilizados.
Dica 3
Pontualidade
Seja pontual. Isso demonstra respeito aos que estão presentes.
Uma vez começada a reunião, esta não deve mais ser interrompida por pessoas que chegaram atrasadas.
Dica 4
Condução da reunião
Ofereça boas vindas aos participantes, e logo em seguida apresente a pauta da reunião, esclarecendo o compromisso com o horário e a seriedade da mesma. É interessante cumprir o tempo estabelecido.
Dica 5
Peça ajuda a um dos participantes
É importante que você tenha uma planilha sobre as decisões que foram tomadas.
Isso deixará claro, logo ao final da reunião, se ela foi bem sucedida ou não.
Você pode encarregar alguém da equipe para preencher a planilha.
Se a planilha permanecer vazia e ainda surgirem tópicos novos a serem discutidos, a reunião não teve nenhuma finalidade prática. É melhor rever o processo de trabalho.
Uma dica para os participantes
A ideia central de uma reunião deve concentrar benefícios para a empresa e a colaboração de todos os envolvidos é importante. Saber ouvir e respeitar a opinião do outro, estar atento e demonstrar interesse, contribuir com perguntas e respostas e se comprometer com as ações e decisões tomadas são atitudes que todo profissional de sucesso precisa ter para que uma reunião seja conduzida com sucesso.
Com esses passos, suas reuniões serão muito mais produtivas e as chances de sucesso são quase certas. O importante é você sempre ter o foco nos objetivos que pretende com esse encontro.
Um último lembrete
O local da reunião é um dos pilares para que ela seja bem conduzida com profissionalismo e elegância. A escolha do local diz muito sobre a empresa.
O EV possui sala de reunião confortável, com climatização adequada e equipamentos tecnológicos que facilitem o trabalho da equipe.
Vem conhecer a sala de reunião do EV.